سیاست حفظ حریم خصوصی چیست و چگونه باید نوشته شود؟

سیاست حفظ حریم خصوصی چیست؟ 

مواردی که در راه‌اندازی سایت وجود دارد این است که در درجه‌ی اول باید اعتماد کاربران را نسبت به حریم خصوصی آن‌ها جلب کنید و اعلام کنید که از تمامی اطلاعات آن‌ها محافظت میکنید. تصور کنید که یک سایت توجه شما را به خود جلب کرده است و شما به آن اعتماد کرده اید و برای ورود باید اطلاعات خود را که شامل شماره تماس، نام و نام خانوادگی، آدرس ایمیل، تحصیلات، محل سکونت و… را وارد کنید. برخی موارد مشاهده شده که وب سایت از کاربر درخواست میکند که مدارک هویتی خود را در سایت بارگذاری نماید. در این مواقع کاربران به این مسئله فکر خواهند کرد که حریم خصوصی وبسایت مورد نظر چگونه محافظت خواهد شد تا امنیت اطلاعات آنها نیز حفظ شده و این اطلاعات فاش یا مورد سوء استفاده قرار نگیرد. 

در صورتی که افراد این نگرانی را داشته باشند میتوانند به قسمت  یا بخش مربوط به privacy policy  حریم خصوصی مراجعه کرده و در ارتباط با راهکارها و سیاستهایی که برای حفظ حریم خصوصی در سایت اعمال میشود آشنایی یافته سپس در صورت اطمینان اقدام به ثبت اطلاعات خود کنند.

با این تفاسیر حفظ حریم خصوصی از اهمیت ویژه ای برخوردار است. به این دلیل که کاربران اطلاعات شخصی خود را در سایت ها به اشتراک گذاشته از همین رو باید سیاست حفظ حریم خصوصی در سایت ها از پشتوانه ی قدرتمندی برخوردار باشد. وجود این موارد باعث می شود که امکان افشا شدن اطلاعات کاهش پیدا کرده و در نتیجه باعث می شود که افراد نسبت به سایت شما رضایت بیشتری داشته باشند.

سیاست حفظ حریم خصوصی در حقیقت به عنوان یک بیانیه یا سندی حقوقی است که کاربران و بازدید کنندگان از سایت ها را نسبت به حفظ اطلاعاتی که از کاربران جمع آوری می شود را آگاه می کند. تا چند وقت پیش این مسئله چندان برای سایت ها حائز اهمیت نبود اما اخیرا وجود صفحه ی privacy policy یا صفحه ی حفظ سیاست های حریم خصوصی برای سایت ها الزامی شده است. این صفحه را به منظورحفظ حریم خصوصی کاربران ایجاد می کنند و اطلاعات و داده های جمع آوری شده از آن ها را در این صفحه محافظت می کنند.

شما باید در این صفحه اعلام کنید که از چه شیوه هایی برای جمع آوری و دریافت اطلاعات کاربران خود استفاده می کنید و در بیشتر کشورهای دنیا این قانون وجود دارد که سایتها باید براساس قوانین اطلاعات جمع آوری کرده از بازدیدکنندگان خود را و همچنین استفاده هایی که ممکن است در آینده از آن ها کنند را حتما بنویسند.

نکات مهم سیاست حفظ حریم خصوصی

یکی از مهم ترین مواردی که ارتباط با راه اندازی سایت ها وجود دارد این بوده که فرق نمی کند که شما با چه منظور و چه محتوایی قصد دارید سایت خود را راه اندازی کنید در درجه ی اول باید اعتماد کاربران را از این جهت که حریم خصوصی آن ها را محترم شمرده و محافظت از همه ی اطلاعات آن ها را تامین می کنید جلب کنید. 

زمانی که این اطمینان برای کاربران و مخاطبان شما به وجود آمد نسبت به همکاری با شما علاقه بیشتری نشان خواهند داد. مطالعات نشان داده است در مورد دو سایت که خدمات مشترکی ارائه می دهند همواره افراد راغب هستند که با سایتی همکاری کنند که در ارتباط با مدیریت و استفاده از اطلاعات کاربران به شکل شفاف عمل نموده است. 

اگر در ابتدای کار هستید و قصد دارید سایتی را به تازگی راه اندازی کنید برای تنظیم سیاست های حفظ حریم خصوصی از افراد حرفه ای یا سایت های با تجربه مشاوره بگیرید. 

بهتر است سیاست های حفظ حریم خصوصی وب سایت خود را کوتاه و در عین سادگی جامع ارائه کنید تا در بردارنده ی بیشترین مطالب باشد. از جملات طولانی و سخت استفاده نکنید زیرا کاربران خسته شده و سایت شما را ترک خواهند کرد.

ممکن است در یک برهه ی زمانی تصمیم بگیرید سیاست های حفظ حریم خصوصی سایت خود را تغییر بدهید در وهله ی اول باید گفت که این امکان برای شما وجود خواهد داشت. اما در صورت تغییر باید این موضوع را به کاربران اطلاع داده و جزئیات لازم را در اختیار آن ها قرار دهید همچنین به اختیارات خود بر مبنای بر ایجاد تغییرات در سیاست های حفظ حریم خصوصی نیز اشاره کنید.

شیوه ی جمع آوری داده های اطلاعاتی کاربران را برای آن ها مشخص و روشن کنید.

این مسئله الزامی است که شما برای کاربران خود در ارتباط با استفاده از اطلاعات آن ها شفاف سازی کنید. به عنوان مثال معمولا این اطلاعات در سایت مورد نظر استفاده می شود در صورت به اشتراک گذاشتن آن در فضا های دیگر باید به کاربران اطلاع بدهید.

توجه داشته باشید که طراحی سیاست حفظ حریم خصوصی سایت های مختلف به شکلی کاملا متفاوت انجام می گیرد. پس لازم است که این فرایند کاملا خلاقانه انجام بگیرد. هرگز سعی نکنید از سایت های دیگر کپی برداری کنید فراموش نکنید که بیانه یا متن سیاست حفظ حریم خصوصی شما مخصوص به خودتان و کاربران سایت شما است و بر این اساس تهیه و تنظیم شده است.

با توجه به اینکه در سایت های مختلف لینک هایی وجود دارند که کاربران را به سایت های دیگر انتقال می دهند در همان ابتدای امر نسبت به این مسئله عدم مسئولیت خود را در برابر سایت های دیگر اعلام کنید این مسئله را در بیانه ی یا متن خود ذکر کرده تا در صورت بروز هر مشکلی کاربران از شما انتظاری نداشته باشند.

برای برقراری ارتباط و پاسخگویی به پرسش های مخاطبان یا مشتریان خود یک راه ارتباطی را به آن ها معرفی کنید.

 برای حفظ حریم خصوصی در فضای مجازی نکاتی را باید رعایت کنید که شامل :

• ایمیل و پیام های ناشناس را باز نکنید.
• به هیچ عنوان لینک هایی را که در پیام های گوشی همراه یا ایمیل به صورت ناشناس ارسال شده را دنبال نکنید.
• از گشودن فایل های پیوست و عکس هایی که به همراه ایمیل های ناشناس وجود دارد خودداری کنید.
• حتما از آنتی ویروس های مطمئن و قوی استفاده کنید تا جلوی انتشار ویروس ها را بگیرد.
• نکته ی دیگر اینکه همیشه از اینترنت امن استفاده کنید.
• نسبت به انتخاب کلمه یا رمز عبور دقت لازم را مبذول نمایید.
• اطلاعات را رمز گذاری کنید و از نرم افزار های امنیتی ضعیف پرهیز کنید.
• برای اطلاعات مهم خود نسخه ی پشتیبان تهیه کنید. 
• سیستم عامل کامپیوترتان را به روز نگه دارید. 

نمونه متن حریم خصوصی برای سایت:

ما که هستیم

نشانی وبسایت : ……………………

بر طبق توافقنامه های موجود در این سایت، …………. متعهد می شود که به حریم خصوصی کاربران خود احترام بگذارد. در این صفحه تعهدات و سیاستهای سایت در این زمینه شرح داده می شود.
هرگز بدون اجازه ، دست به افشای اطلاعات خصوصی و فردی شما نخواهیم زد، مگر اینکه به موجب قانون توجیهی برای این کار وجود داشته باشد.

ما چه اطلاعاتی را جمع آوری می نماییم؟

شما هر سایتی را مشاهده می کنید، اطلاعات معینی از شما به طور اتوماتیک جمع آوری می شود. ما نیز به ازای هر بیننده سایت ………..، بصورت اتوماتیک اطلاعاتی درباره کامپیوتر فرد و بازدید او از سایت جمع آوری کرده و ذخیره می نماییم:

اطلاعاتی درباره آدرس IP کامپیوتر شما

آدرس اینترنتی سایتی که از طریق آن وارد سایت ما شده اید.

تاریخ و زمانی که شما وارد سایت ما می شوید و مدت زمانی که در سایت هستید.

نام و نسخه سیستم عامل و مرورگر اینترنتی کامپیوتر شما، این اطلاعات به طور اتوماتیک بوسیله کامپیوتر شما منتقل می شود.

صفحاتی از سایت که شما آنها را مشاهده می کنید.

چنانچه وارد سایت ما شوید، صفحاتی را بخوانید یا چیزهایی را دانلود نمایید، اینها اطلاعاتی هستند که جمع آوری می کنیم. ما از این اطلاعات استفاده می نماییم که تعداد بینندگان سایتمان را در بخش های مختلف مشخص کنیم. و کمک می کند که سایتمان را برای بینندگان آن مفید تر نماییم. برای مثال از اطلاعات مرورگر اینترنتی به این منظور استفاده می کنیم که سایتمان را به گونه ای طراحی نماییم. که تعداد افراد بیشتری بتوانند صفحات سایت را به درستی مشاهده نمایند.
زمانیکه شما وارد سایت ما می شوید، اطلاعاتی غیر از اینهایی که گفته شد از شما جمع آوری و ذخیره نمی نماییم. مگر اینکه خود شما بخواهید که اطلاعات دیگری در اختیارمان بگذارید. مثلا اینکه شما فرمی را در سایت پر کنید که شامل اطلاعاتی از قبیل ایمیل، اسم و سن شما باشد و آنرا ثبت نمایید.

کوکی ها

کوکی ها فایل های کوچکی می باشند که سایت هایی که از آنها بازدید می کنید بر روی کامپیوترتان ذخیره می کنند. در واقع فایل های ارتباطی بین سرور و کامپیوتر شما می باشند که از نظر امنیتی برای کامپیوتر شما کاملا بی خطر می باشند.
بنابر خصوصیت زبانهای برنامه نویسی تحت وب در استفاده از کوکی ها، اگر شما این گزینه را در مرورگر اینترنتی خود غیر فعال کرده باشید. امکان استفاده از سرویس های ……….را ندارید.

ما در این اطلاعات با چه کسانی سهیم هستیم؟

………….هیچ یک از اطلاعات فردی و شخصی کاربران خود را افشا نمی کند و همچنین آنها را به شخص و یا اشخاص ثالثی منتقل نمی کند. مگر اینکه به موجب قانون و یا حکم قانونی باشد.

………. دارای سه بخش اطلاعاتی است:

آمار جمع آوری شده درباره کاربران، ترافیک سایت و اطلاعات مرتبط با سایت. ما از مشخصه های فردی شما فقط به منظور پاسخگویی به خودتان و یا در قالب شناسنامه کاربر. برای معرفی بهتر شما به دیگر اعضاء وب سایت و یا برای تهیه گزارشات آماری در جهت شناخت بهتر کاربرانمان استفاده می نماییم.
ما لاگ فایل ها و پایگاه داده هایی از اطلاعات کاربران برای تجزیه و تحلیل نحوه استفاده آنها در طی هر ماه ایجاد نماییم. به این ترتیب می توانیم درک بهتری از سایتمان داشته باشیم و محتوایی را که در سایتمان ارائه می دهیم را بهبود ببخشیم. البته این اطلاعات در بر گیرنده مشخصه های فردی و شخصی تک تک کاربران نیست. بار دیگر خاطر نشان می کنیم هیچ یک از اطلاعات فردی و شخصی شما را به هیچ شخص ثالثی ارائه نمی کنیم. مگر اینکه با اجازه خودتان باشد و یا اینکه به موجب قانون مجبور به انجام این کار باشیم. لینک های اشخاص ثالث زمانیکه شما بر روی لینک های اشخاص ثالث که در سایت ما وجود دارد کلیک می کنید. و وارد آنها می شوید، اطلاعاتی از شما بدست می آید. در اینصورت …….. هیچ گونه کنترلی بر این اطلاعات ندارد و در مقابل آنها پاسخگو نیست.
اگر شما اعتراضی نسبت به لینک های سایت ما داشتید، می توانید آن را به ما اطلاع دهید . مطمئن باشید که آدرس ایمیل شما نزد ما محفوظ می ماند و ما آنرا بدون اجازه خودتان ( مگر به موجب قانون ) فاش نخواهیم کرد. تغییرات در سیاست های سایت ممکن است. ………….گاه گاهی سیاست های کاری خود را بهبود و یا تغییر دهد. ما به شما پیشنهاد می کنیم که هر چند وقت یکبار این صفحه را مطالعه کنید تا از تغییرات احتمالی سیاست های ما آگاه شوید. چنانچه هر سوالی درباره قوانین و سیاست های سایت ……. داشتید می توانید آن را باما در میان بگذارید.