سیستم مدیریت محتوا (CMS) چیست؟

سیستم مدیریت محتوا (CMS) چیست ؟

سیستم مدیریت محتوا برای موفقیت  وب‌سایت ها و شبکه های داخلی حیاتی می باشد. با این وجود هنوز بسیاری از سازمان ها و شرکت ها با این تکنولوژی آشنایی کافی ندارند.

در این مقاله ما میخواهیم به شما بگوییم که سیستم مدیریت محتوا چیست؟ و در رابطه با مشکلات سازمان ها و تفکرات غلطی که درباره این سیستم وجود دارد توضیحاتی ارائه دهیم. 

سیستم مدیریت محتوا :

چندین سال است که ساختن سایت، به پیچیدگی گذشته نیست؛ یعنی دیگر فقط برنامه‌نویس‌ها نیستند که می‌توانند سایت بسازند. با ظهور مفهومی با نام CMS یا همان سیستم مدیریت محتوا، این کار بسیار راحت شده است.

CMS پلتفرمی است که زمینۀ ساخت یک سایت را فراهم می‌کند. همچنین امکان انتشار، ویرایش و مدیریت محتوا، سازماندهی، حذف و همچنین نگهداری از طریق یک رابط مرکزی فراهم می‌کند که همه این موارد جهت مدیریت ساده محتوای وب سایت بکار می رود.

CMS  به طور کلی از دو عنصر تشکیل شده است :

برنامه کاربردی مدیریت محتوا یا به اختصار  CMA

برنامه کاربردی تحویل محتوا یا به اختصار   CAD

عملکرد  CMS : 

الف) ایجاد محتوای وب‌سایت :

سیستم مدیریت محتوا، محیطی بسیار ساده و کاربردی به راحتی کار کردن با نرم افزار word است. در واقع بدون نیاز به داشتن دانش فنی و یا اطلاعات تخصصی و یا حتی آشنایی با دستورات HTML  تنها نیاز دارید که عبارات مورد نظر خود را وارد نمایید.

همچنین سیستم مدیریت محتوا به شما امکان مدیریت ساختار صفحات وب‌سایت را می دهد.

در واقع یکی از ویژگی هایی که باعث محبوبیت CMS ها شده است، محیط نوشتاری و مکانیسم ساده جهت وارد نمودن محتوای سایت و نگهداری ساده وب‌سایت می باشد.

ب) مدیریت محتوای سایت:

امکان ردیابی تغییرات اعمال شده در تمامی صفحات و تاریخ اعمال آخرین تغییرات ، امکان محدود کردن دسترسی کاربران به صفحات خاص و یکپارچه سازی با منابع اطلاعاتی موجود.

ج) انتشار و نمایش مطالب در سایت:

پس از آماده شدن و تایید نهایی محتوا، شما می توانید تصمیم بگیرید که مطالب چه زمانی در سایت به نمایش گذاشته شوند.

CMS  امکان ایجاد و تغییر ظاهر صفحات سایت را به راحتی مطابق سلیقه شما فراهم میکند. در واقع شما تصمیم میگیرید که کدام مطلب در کدام بخش سایت به نمایش گذاشته شود.

ویژگی های سیستم های مدیریت محتوا :

1. انتشار مبتنی بر وب :

این ویژگی قالب ها و یا مجموعه ای از قالب هایی که توسط سازمان ارائه می شوند، را در اختیار کاربران این سازمان ها قرار می دهد.

• مدیریت ساختار:

ویژگی مدیریت ساختار، امکان تبدیل مستندات الکترونیکی و اوراق اسکن شده را به فرمت های پر کاربرد را فراهم می آورد.

• بازنگری و اصلاحات :

این ویژگی امکان به روز رسانی محتوای سایت را به ورژن های جدیدتر و نیز تغییر محتوا به ورژن های قدیمی تر فراهم می کند، همچنین این ویژگی امکان ردیابی هرگونه تغییراتی را که کابران در فایل ها ایجاد میکنند را فراهم می‌آورد.

سایر ویژگی ها:

از ویژگی های کاربردی دیگر CMS ایندکس نمودن (index) و جستجو (search) و بازیابی اطلاعات (retrieval) می باشد. سیستم CMS امکان ایندکس نمودن تمامی اطلاعات یک سازمان را فراهم می آورد.

مزایا و کاربردهای CMS :

• ساده تر کردن فرآیند طراحی وب‌سایت
• صرف زمان کوتاه تر جهت ایجاد صفحات جدید و یا تغییرات
• ثبات بیشتر
• هدایت آسانتر کاربران میان بخش های مختلف
• افزایش پایداری وب‌سایت
• پشتیبانی از طراحی غیر متمرکز
• امنیت بیشتر
• اجتناب از بکاربردن اطلاعات تکراری و زائد
• قابلیت رشد و توسعه ساده تر وب
• کاهش هزینه های نگهداری سایت
• پشتیبانی از استراتژی ها و اهداف
• افزایش رضایت مشتریان
• فروش بیشتر محصولات
• برقراری ارتباط بیشتر با کاربران

نکته قابل توجهی که وجود دارد این است که : ممکن است شما وب سایتی را قبلا طراحی کرده باشید و با گذر زمان نیاز به تغییرات اساسی را در سایت خود احساس نمایید. مسلما در عرصه رقابت امروزی به روز بودن اطلاعات و بهنگام سازی وب سایت مطابق نیازهای مشتریان یکی از چالش های اصلی شرکت های مختلف می باشد.

با توجه به اینکه در گذر زمان بسیاری از محتوای سایت قدیمی شده و نیاز به تغییرات اساسی در آنها احساس می شود، از طرفی دیگر نیاز به فرد متخصص در این زمینه، جهت بازنگری و اصلاح محتوای قدیمی ضروری می باشد. در این شرایط ردیابی اطلاعات قدیمی سایت بسیار دشوار خواهد بود. بطور مثال در صورتی که یکی از مشتریان ادعای دادخواست یا بازنگری مطلب و یا فرم خاصی مربوط به ماهها و یا حتی سال های گذشته را داشته باشد، ممکن است سازمان را در شرایط سختی قرار دهد. بخشی از اهداف سیستم های مدیریت محتوا این است که به راحتی امکان مدیریت و سازمان دهی اطلاعات را برای سازمان ها فراهم می کند.
مدیریت ساختار سایت، تغییر شکل ظاهری صفحات منتشر شده و هدایت کاربران به راحتی با CMS ها امکان پذیر می باشد.

فاکتورهای مهم CMS :

سازمان ها و شرکت ها جهت سرمایه گذاری روی سیستم های مدیریت محتوا، سازمان ها می بایست دو فاکتور مهم زیر را در نظر بگیرند:

اولین فاکتور میزان بزرگی یا کوچکی سازمان می باشد. همچنین پراکندگی جغرافیایی سازمان

فاکتور دوم میزان تنوع مستندات و فرم های اطلاعلاتی مورد استفاده

برخی از انواع CMS ها :

• وردپرس
• جوملا
• دروپال
• رادیانت

برخی تصورهای غلط در مورد CMS ها:

• بزرگترین تصور اشتباه عموم در مورد CMSها این است که تصور میکنند استفاده از سیستم مدیریت محتوا بزرگترین عامل موفق وب‌سایت ها میباشد. در حالی که واقعیت این است که CMS جهت ساده تر کردن مدیریت و توضیع محتوا بکار می رود. موفقیت یک وب سایت، در گرو کیفیت مطالب، کیفیت سرویس ها، بازاریابی و فاکتور های بسیار دیگری میباشد.

• تصور اشتباه دیگر، آن است که اشخاص تصور میکنند که با استفاده از CMS، نیازی به طراح وب سایت و یا شخص متخصص در زمینه وب نمیباشد.

در مبحث فروشگاه ساز های  CMS، میتوان هزاران سیستم مدیریت محتوای قدرتمند و با قابلیت های متعدد را نام برد.

توصیه ما این است که زمان کافی جهت مشخص نمودن نیازهای شرکت گذاشته و سپس براساس نیاز های شرکت، محصولات و نحوه عرضه آنها را بدقت ارزیابی نمایید.

نتیجه گیری:

با توجه به مزیت های بی شمار، سادگی و رشد روز افزون استفاده از سیستم های منبع باز مدیریت محتوا، انتخاب بهترین و مناسبترین سیستم جهت توسعه روزافزون عرصه فعالیت شما در اینترنت و شبکه های داخلی از اهمیت ویژه ای برخورددار است.

با صرف زمان و منابع کافی و مناسب برای انتخاب بهترین سیستم مدیریت محتوا، شما مطمئن شوید که مناسبترین سیستم مدیریت محتوا را برگزیده اید.